Muita raportteja

Huomiot:

1. Ko malli on tehty yhteensopivaksi CGI:n Tane -talousohjelman raportoinnin kanssa.
2. Tanen raportti vaatii python koodilla raportin käsittelyä. Alla olevista linkeistä löytyy myös python -koodi, mutta koodin ajaminen vaatii ko osaamisen. Koodaustaitoja ei välttämättä tarvita
3. Raporteissa on kaksi mallia, toinen koko organisaation raportointi kustannuspaikoittain ja toinen on  Perusopetuksen hankeraportti projektitileittäin.
4. Mallissa oletetaan, että hankkeilla on oma (yksi) kustannuspaikka ja jokaisella hankkeella on oma projektinumero
5. Jos käytössä on jokin muu kuin Tane
   1. Et välttämättä tarvitse pythonia
   2. Talousraportista pitää saada mallin pohanke-muokattu-2024.csv mukaiset tiedostot. Malli löytyy Valmistelut kohdasta 3.
   3. Jos eri ohjelman raporttia pitää käsitellä, sama python koodi voi hyvinkin käydä

Valmistelut:

1. PowerBi Desktop pitää asentaa koneelle, jos sitä ei ole.
2. Asenna omalle koneelle Python. Kannattaa asentaa myös Visual StudioCode ja sinne Microsoftin Python laajennus. Ohjeita esim. täällä Get Started Tutorial for Python in Visual Studio Code
3. Tee pilveen, esim omaan Onedriveen kansio Talous ja lataa sinne kaikki tiedostot linkistä  Talousmallit
4. Lisää edellä olevaan Talous -hakemistoon seuraavat kansiot
   1. TalousdataMuokkaus-python
   2. Kuntadata
   3. POHankeData
5. Siirrä TalousdataMuokkaus-python kansioon kohdan 3 linkistä ladatut python tiedostot.
6. Käsittele seuraavat tiedostot:
   1. Hankebudjetti.xlsx. Lisää omat hankkeet mallin mukaisesti, viimeinen sarake on hankkeen projektitili. Jokaisella hankkeella on siis monta hankeluokittelun mukaiset rivit.
   2. Hankkeet-yhteenveto.xlsx. Lisää kaikki hankkeet. Jokaisella hankkeella on yksi rivi. Täytä vähintään kaikki pakolliset sarakkeet.
   3. Tarkista, että tiedostot Tilikartta.xlsx ja Tililuokittelu-opetus.xlsx ovat organisaatiolla sopivat. Muokkaa tarvittaessa taloushallinnon kanssa tiedostoa.
7. Lataa Tanesta (tai omasta talousohjelmasta) kuluvan vuoden raportti.
   1. Hankkeet.
      1. Avaa kuluvan vuoden Tane
      2. Paina Tanesta Sarakkeet. Tee sarakkeille oma määrittely, jossa mukaan valitaan vain talousarvio ja toteuma. Huom. määrittely kannattaa tallentaa, jotta voit sitä käyttää viikoittaisessa lataamisessa.
      3. Valitse Tanesta hankkeiden kustannuspaikka ja lataa tiliraportti ja valitse lisämäärittelyksi Projektinumero
      4. Avaa ladattu Excel -raportti. Raportissa pitäisi olla vain 3 saraketta. Tili;Talousarvio;Toteuma. Poista varmuudeksi lopusta 10 saraketta, vaikka ne näyttää tyhjältä. Tane nimittäin tallentaa tyhjiä arvoja ja ne häiritsee python koodia. Huom. Tane tallentaa tiedostoon turhia rivejä, mutta ne poistetaan python koodissa.
      5. Tallenna tiedosto csv tiedostona nimellä pohankedata-2024.csv kansioon TalousdataMuokkaus-python. Vuosiluku siis viittaa raporttiin liittyvään vuosilukuun.
   2. Koko kunta
      1. Avaa kuluvan vuoden Tane
      2. Paina Tanesta Sarakkeet. Tee sarakkeille oma määrittely, jossa mukaan valitaan vain talousarvio ja toteuma. Huom. määrittely kannattaa tallentaa, jotta voit sitä käyttää viikoittaisessa lataamisessa.
      3. Valitse Tanesta koko kunta, lataa tiliraportti ja valitse lisämäärittelyksi Kustannuspaikka
      4. Avaa ladattu Excel -raportti. Raportissa pitäisi olla vain 3 saraketta. Tili;Talousarvio;Toteuma. Poista varmuudeksi lopusta 10 saraketta, vaikka ne näyttää tyhjältä. Tane nimittäin tallentaa tyhjiä arvoja ja ne häiritsee python koodia. Huom. Tane tallentaa tiedostoon turhia rivejä, mutta ne poistetaan python koodissa.
      5. Tallenna tiedosto csv tiedotona nimellä kunta-2024.csv kansioon TalousdataMuokkaus-python. Vuosiluku siis viittaa raporttiin liittyvään vuosilukuun.
8. Python koodien kertaluonteinen muokkaus. Tee sama molemmille koodeille
   1. Avaa koodi esim. Visual Studio Codessa.
   2. Muuta 3. rivin hakemiston osoite kansioon, jonka olet luonut Valmistelut kohdassa 3
   3. Aja molemmat koodit läpi. Sen jälkeen sinulla pitäisi olla koodin muokkaamat versiot kansiossa PoHankedata ja Kuntadata. Tarkista, että tiedosto on samaa mallia kuin linkin takaa löytyvä esimerkki pohanke-muokattu-2024.csv . Huom. otsikossa oleva vuosiluku 2020 ei haittaa mallia.
9. Tee kohdat 7 ja 8 kaikille vuosille, jotka haluat raporttointiin mukaan. Muista tallentaa Tanesta tallennettu csv tiedosto vuosiluvun mukaan, eli esim. kunta-2023.csv. 

Mallin käyttöönotto ja viikoittainen päivittäminen. Sama ohje toimii linkistä Valmistelut - kohta 3 linkistä ladattuihin kunta ja hanke -pbit malleihin.

1. Avaa ladattu kunnan tai hankkeen raportit pBit -tiedosto. Tiedosto avautuu PowerBi Desktopiin 
2. Raportti ilmoittaa virheestä sillä, se yrittää ottaa Ruskoon yhteyttä. Paina PowerBi:n Home sivulla Transform data - Data source settings ja linkitä oikea tiedoston osoite lähteisiin
   1. Seuraa mukaillen Opentunti - Suunnitelma - Käyttöönotto-admin kohdan 7. Tilastopäivän raportti ohjeita (eli csv vastaa kohdan 4. ja 5. exceleitä). Tarvitset siis linkit vastaavat linkit Onedrivesta raportissa oleviin tiedostoihin ja kansiohin
3. Kun lataus on valmis, tallenna PowerBi tiedosto koneellisi ja julkaise samaan tapaan kuin Primusraportit.
4. Jos haluat julkaista raportin muille, löytyy Opentunnista ohjeita lisää, Opentunti - Suunnitelma - Käyttöönotto-admin
5. Hae esim kerran viikossa Tanesta kuluvan vuoden raportti ja toista valmistelu kohdat 7 ja 8. Muista myös automatisoida raportin päivitys POwerBi Desktopissa, jos julkaiset raportit muille sitä kautta.